Per aver maggiori probabilità di essere efficace nella propria comunicazione, può essere utile tenere presente, nella discussione, i seguenti passaggi.
Descrizione del problema
Descrivi il problema secondo la tua prospettiva. Cerca di essere il più specifico possibile. Evita accuse o lamentele generiche sulla persona o sulla circostanza problematica; critica il comportamento, non la persona. Cerca di essere obiettivo. Cerca di dimostrare che comprendi e rispetti i suoi motivi, le sue opinioni, il suo punto di vista.
Esprimi il tuo messaggio in maniera chiara. sii persistente e mantieni il fuoco della discussione sul tuo messaggio finché non è stato affrontato.
Espressione delle emozioni
Descrivi le tue emozioni, possibilmente usando la prima persona singolare, in modo da assumerti le tue responsabilità. Mi sento xxx perché yyy. Cerca di essere fermo e sicuro in quello che dici, sicuro di te stesso. Mentre discuti, però, non lasciarti travolgere dalle emozioni, non lasciare che le emozioni ti portino dove non vorresti.
Focalizzati sulle emozioni positive, soprattutto sugli aspetti positivi degli obiettivi che ti proponi.
Formulazione di possibili soluzioni
Suggerisci delle possibili soluzioni al problema che hai espresso. Descrivi i cambiamenti che vorresti o che vorresti fare, cerca di essere specifico su ciò che vorresti terminasse e ciò che vorresti che iniziasse.
Assicurati che le richieste e le proposte siano ragionevoli, tieni in considerazione le esigenze degli altri, mostrati aperto anche alle richieste di cambiamento degli altri.
Non fare richieste se non sei ragionevolmente sicuro di poter affrontare le conseguenze qualora vengano accettate.
Descrizione delle conseguenze delle scelte
Descrivi quali sono le conseguenze che tu prevedi in caso le tue richieste vengano accettate, e quelle che prevedi in caso le tue richieste vengano rifiutate.
Ascolto delle risposte
Ascolta le risposte. Rielabora il problema in base alle risposte che hai ottenuto. Riformula la questione, ribadendo le tue emozioni, le tue motivazioni e la natura del problema, integrandola però con le questioni emerse nella risposta dell'interlocutore. Cerca di delineare una linea d'azione che possa integrare le varie posizioni.
Negoziazione
Se le risposte che hai ottenuto ti sembrano sensate prova a formulare un'ipotesi di accordo amichevole. Cerca di capire se sei disposto ad arrivare ad un compromesso e se vi sono spazi di contrattazione. Anche quando non vi sono margini di accordo lascia aperta la possibilità del negoziato.
Impegno di soluzione
Se si è raggiunto un accordo, lavora congiuntamente con l'interlocutore per contribuire alla realizzazione della soluzione.
